Bảo mật, mở khóa và che thông tin trong PDF

Ba việc khác nhau nhưng hay bị gộp làm một: khóa file để người khác không mở được, gỡ khóa khỏi file bạn sở hữu, và che hẳn thông tin nhạy cảm trước khi gửi. Làm sai cách ở việc thứ ba có thể khiến dữ liệu vẫn nằm trong file dù nhìn không thấy.

Đặt mật khẩu và giới hạn quyền

Có hai loại bảo vệ, và chúng khác nhau rõ rệt. Mật khẩu mở file khiến người không biết mật khẩu không đọc được nội dung. Còn giới hạn quyền chỉ chặn in hoặc chặn sao chép, nhưng file vẫn mở xem bình thường — đủ cho hầu hết nhu cầu nội bộ. Với hợp đồng gửi ra ngoài, nên đặt mật khẩu mở file và gửi mật khẩu qua kênh khác.

Che thông tin: phải xóa hẳn, không chỉ phủ màu

Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng nguy hiểm nhất. Kéo một hình chữ nhật đen lên số điện thoại rồi xuất PDF thì con số vẫn nằm nguyên trong file — người nhận chỉ cần bôi đen hoặc copy là đọc được. Che đúng nghĩa là xóa dữ liệu gốc và ghi đè vùng đó, không phải vẽ một lớp phủ lên trên. Với ảnh chụp giấy tờ, nguyên tắc cũng vậy: phải xóa hẳn điểm ảnh, không chỉ làm mờ.

Câu hỏi thường gặp

• Mở khóa file của người khác có hợp pháp không? — Công cụ dành cho file bạn sở hữu hoặc có quyền truy cập. Tôn trọng bản quyền và quy định của đơn vị phát hành.
• Có file nào bị gửi lên server không? — Không. Cả ba thao tác đều chạy trong trình duyệt trên thiết bị của bạn.
• Mật khẩu đặt có bị lưu lại không? — Không, mật khẩu chỉ dùng ngay tại máy bạn để mã hoá file.
• Che xong có khôi phục lại được không? — Không, đó chính là mục đích. Hãy giữ bản gốc ở nơi riêng.